Frequently Asked Questions - häufig gestellte Fragen


Es werden immer wieder Fragen gestellt, auf die im Buch noch nicht eingegangen wurde. Auf diese wird hier eingegangen.


Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich hier um allgemeine Antworten handelt, die keine Gültigkeit für den jeweiligen Einzelfall haben und keinesfalls eine Rechtsberatung ersetzen. Es wird daher jegliche Haftung ausgeschlossen!


Wie lange sind die Aufbewahrungsfristen und was muss ist wie lange aufbewahrt werden?

Darauf geht diese Information der Handelskammer Hamburg ein. Lesen Sie HIER!


Wann findet die DSGVO Anwendung?

Die DSGVO findet Anwendung für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nichtautomatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen.


Wem gegenüber findet die DSGVO Anwendung?

Nur bei der Speicherung von personenbezogener Daten natürlicher Personen, also nicht bei Firmen!


Muss man auch bei der Erfassung von "Grunddaten" den Betroffenen informieren?

Ja, und zwar nach Art. 14 der DSGVO ja, und zwar spätestens innerhalb eines Monats.


Müssen ich die Daten nach Beendigung des Maklervertrages gelöscht werden?

Nach hiesiger Interpretation nein. Denn sie wurden nach Art. 6 Abs. 1d DSGVO für die Erfüllung eine Vertrages erhoben oder sie sind nach Art. 6 Abs. 1c noch zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich. Da beiderseits noch bis zum Eintritt der Verjährung Ansprüche erhoben werden können, müssen sie weiterhin gespeichert werden. Etwas anderes gilt, wenn es zu keinem erfolgreich vermittelten Hauptvertrag kam. Hier sind die Fristen erheblich kürzer. Eine Löschung nach 6 Monaten ist anzuraten.


Löschen von E-Mail-Daten

Frage: Was ist mit den Mails die im Archivordner abgelegt wurden? Auf dem PC könnte ich diese Suchen und händisch löschen, für eine bessere Lösung werde ich meinen Softwarehersteller kontaktieren. Ich sehe das Problem in der gesetzlich vorgeschriebenen Mailarchivierung, welche ich für Behörden vorhalten muss. Hier ist die Vorgabe das keine Mails gelöscht werden dürfen. 

Antwort: Der Gesetzgeber versteht unter "personenbezogene Daten" all jene Daten, die Rückschlüsse auf die Person zulassen. Dazu gehören auch E-Mails. Somit sind diese auf Verlangen oder dann, wenn sie nicht mehr erforderlich sind, unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Zu beachtende Aufbewahrungsfristen wären z.B.

  • 3 Jahre Verjährungsfrist beim Maklervertrag
  • 5 Jahre GWG
  • 10 Jahre Steuerunterlagen 

Was ist mit den bisher erhobenen Daten?

Die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz im nicht-öffentlichen Bereich, der sogenannte „Düsseldorfer Kreis“ hat am 13./14.09.2016 entschieden, dass bisher erteilte Einwilligungen fortgelten, sofern sie der Art nach den Bedingungen der DSGVO entsprechen. Bisher rechtswirksame Einwilligungen erfüllen grundsätzlich diese Bedingungen. Danach wäre es nicht erforderlich, dass betroffene Personen ihre Einwilligung erneut erteilen. Verstoßen allerdings frühere Einwilligungen gegen das Gebot der Freiwilligkeit, das neu verankerte Kopplungsverbot oder gegen die Altersgrenze von 16 Jahren, gelten sie nicht fort und müssen erneut eingeholt werden. Es ist daher ratsam, bestehende Einwilligung speziell darauf hin zu prüfen.


Ist bei der Anforderung eines Exposés die Zustimmung zur Datenerhebung erforderlich?

Zunächst gilt der Grundsatz: „Keine Datenerhebung ohne Einwilligung“. Um besser unterscheiden zu können, wann es eine gesonderte Einwilligung bedarf und wann nicht, verwende ich die Begriffe „Grunddaten“ und „Zusatzdaten“. "Grunddaten" sind alle jene Daten, die z.B. zum Abschluss eines Maklervertrages erforderlich sind. „Zusatzdaten“ sind jene Daten, die dafür oder im jeweiligen Stadium nicht erforderlich sind.

 

Die Verarbeitung von Daten ist nach der DSGVO rechtmäßig, wenn z.B. die betroffene Person ihre Einwilligung zur Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt hat oder die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Antrag der betroffenen Person erfolgen. Die beiden letzten Fälle würden auf die Anforderung eines Exposés zutreffen. Für diese Datenerhebung benötigt man also keine gesonderte Einwilligung, weil es sich um "Grunddaten" handelt. Nähere Ausführungen können im Buch dem Artikel zum Immobilienmakler entnommen werden.

 

Wichtig: Zum Zeitpunkt der Datenerhebung, spätestens aber innerhalb eines Monats, muss der Betroffene unaufgefordert ausführlich über die Datenerhebung informiert werden. Das dürfte für viele Verantwortliche eine nicht unerhebliche Schwierigkeit darstellen. Deshalb empfehlen wir die Einschaltung eines speziellen Juristen, den wir Ihnen bei Bedarf nennen können.


Ist das Double-Opt-In-Verfahren noch erforderlich?

Die Erhebung von Daten dann zulässig, wenn die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Aus Sichtweise der DSGVO ist das Double-Opt-In-Verfahren also nicht erforderlich, es reicht sogar eine Opt-Out-Klausel, wenn die Einwilligungsklausel auffällig hervorgehoben wird. Aus Sichtweise des UWG reicht die Opt-Out-Klausel bei der E-Mail- und Telefonwerbung nicht. Hier bedarf es der Zustimmung des Empfängers, wozu sich das Double-Opt-In-Verfahren anbietet. Auf die Ausführungen im Buch zur „E-Mail- und Faxwerbung, Telefonmarketing, Printwerbung“ wird verwiesen.


Besteht auch bei Daten, die man von den Immobilienportalen bekommt die Informationspflicht nach Art. 13 und 14 DSGVO (unaufgeforderte Zusendung bestimmter Informationen spätestens innerhalb eines Monats)?

Ja!


Ab 10 Beschäftigen muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Zählen auch Schülerpraktikanten zu den 10 Beschäftigen, wenn diese NICHT ständig mit der Verarbeitung von Daten.

Der Beschäftigtenbegriff ist weit zu verstehen, sodass auch Leiharbeitnehmer, Praktikanten, Teilzeitkräfte etc. als Beschäftigte zählen. Es ist dabei irrelevant, ob die Beschäftigtenzahl kurzzeitig unter oder über 10 Beschäftigte fällt. Entscheidend ist allein, wie hoch die Beschäftigtenzahl im Normalfall ist. 


Zählen auch freie Mitarbeiter zu den Beschäftigten?

Nein, es sei denn, es handelt sich um wirtschaftlich unselbstständige und arbeitnehmerähnliche Personen. Allerdings bedarf es einer gesonderten Vereinbarung (siehe Online-Produkte).


Bedarf es zur Weitergabe der Daten des Mietinteressenten an den Vermieter durch den Makler eine Einwilligung?

Sowohl der Mietinteressent als auch des Vermieter haben ein berechtigtes Interesse (Art. 6f DSGVO) am Zustandekommen des Mietvertrages. Von daher bedarf es keine Einwilligung des Mieters für die Weitergabe der Grunddaten des Maklers an den Vermieter. Bei den Zusatzdaten sehr wohl. Es empfiehlt sich, sich dies mit einer separaten Unterschrift bestätigen zu lassen.